19. Introducción al OpenOffice Writer 19.1. Conceptos básicos. Suites ofimáticas. ¿Qué es OpenOffice? 19.2. La instalación de OpenOffice en Windows y en Linux. 19.3. El entorno. 19.4. Operaciones básicas. 19.5. Ayuda en OpenOffice Writer. 19.6. Visualización del documento.
19.1. Conceptos básicos. Suites ofimáticas. ¿Qué es OpenOffice?
Las tareas de oficina u ofimáticas son de gran utilidad para cualquier usuario, pues día a día se realizan muchos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.
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La ofimática la podemos definir como el estudio del tratamiento automático de las tareas de oficina. Siguiendo este punto de vista las suites ofimáticas serán el conjunto de programas informáticos diseñados para realizar las tareas cotidianas de una oficina. |
No existe un consenso sobre que herramientas se han de incluir en una suite ofimática, pero generalmente todas dispondrán de un procesador de textos y una hoja de cálculo. Se suele incluir también algún software para realizar presentaciones y otro de gestión de bases de datos.
La suite ofimática que la mayoría conoce es Microsoft Office, pero últimamente está tomando fuerza una alternativa totalmente gratuita y disponible tanto para sistemas Windows como Linux: OpenOffice.
Los componentes principales que conforman la suite ofimática OpenOffice son:
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Writer, el procesador de textos. |
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Calc, para realizar hojas de cálculo. |
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Impress, permite la realización de presentaciones. |
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Base, gestor de bases de datos. |
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Draw, diseño de dibujos. |
Además de estas aplicaciones, OpenOffice ofrece dos aplicaciones más, destinadas a complementar las anteriores: un editor de fórmulas, Math y un editor de Html.
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La característica más destacable de OpenOffice es la adopción de un formato estándar para los documentos ofimáticos “Formato de Documento Abierto para Aplicaciones Ofimáticas ODF” de OASIS. |
En la siguiente tabla se muestran las extensiones de los ficheros generados por OpenOffice:
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Tipo de fichero |
Extensión |
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Texto |
.odt |
Tipo de fichero - Plantillas |
Extensión |
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Hoja de cálculo |
.ods |
Texto |
.ott |
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Presentación |
.odp |
Hoja de cálculo |
.ots |
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Dibujo |
.odg |
Presentación |
.otp |
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Gráfica |
.odc |
Dibujo |
.otg |
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Fórmula matemática |
.odf |
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Base de datos |
.odb |
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Imagen |
.odi |
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Documento maestro |
.odm |
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OASIS es una organización internacional cuyo objetivo es el desarrollo de estándares internacionales. Sus siglas significan: “Organization for the Advancement of Structured Information Standards”. Los formatos cerrados nos encadenan a un programa, fabricante y sistema operativo concreto, los formatos abiertos en cambio son más flexibles y nos permiten usar otras alternativas. |
19.2. La instalación de OpenOffice en Windows y en Linux.
Para poder trabajar con OpenOffice, hemos de tenerlo instalado en nuestro equipo, normalmente, la mayoría de las distribuciones de Linux lo incluirán por defecto, así por ejemplo en Ubuntu, lo encontraremos en la entrada de Oficina.
No obstante, si no lo tenemos instalado, bastará con recurrir a nuestro gestor de paquetes y buscar los paquetes correspondientes e instalarlos (openoffice.org metapaquete con toda la suite o paquetes con aplicaciones individuales de la suite ofimática, a saber: openoffice.org-base, openoffice.org-calc, openoffice.org-writer, etc.).
Otra posibilidad que nos encontramos, es descargarlo directamente de la página oficial de OpenOffice http://es.openoffice.org/; asegurándonos que vamos a obtener la última versión estable de la aplicación para la plataforma que utilicemos.
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1.-Una vez dispongamos de la suite ofimática, hemos de configurarla, añadiendo los diccionarios de ortografía y gramática que necesitemos. Para realizar esta operación lanzaremos Writer, en sistemas Windows seguiremos la secuencia Inicio, Todos los programas, OpenOffice.org, OpenOffice.org Writer, o bien desde el menú Ejecutar… escribimos la orden soffice, por el contrario en Linux solemos encontrarla en el apartado Oficina. Ejecutaremos el asistente para agregar diccionarios. La secuencia es Archivo, Asistentes, Instalar diccionarios nuevos… tal como muestra la ilustración. |
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2.- En la primera pantalla que nos muestra el asistente de instalación de nuevos diccionarios, nos solicita que elijamos el diccionario a instalar, en nuestro caso el Español. |
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3.-Seguidamente presenta esta pantalla y deberemos pulsar el botón Ejecutar DicOOo. Con esta acción, una vez elegido el idioma, mostrará el asistente para instalar dichos diccionarios. |
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4.-Para instalar el diccionario deseado, necesitaremos estar conectados a Internet, pues va a descargar los diccionarios de la página oficial de OpenOffice. No conviene tener muchos diccionarios instalados, debido a que a partir del décimo se ralentiza considerablemente el rendimiento de OpenOffice. A continuación haz clic sobre el botón Siguiente. |
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5.- Ahora elegimos el diccionario de ortografía, para lo cual primero hemos de pulsar sobre Recuperar la lista. Tras un pequeño periodo de espera, se nos mostrarán los diccionarios disponibles, selecciona el diccionario deseado y haz clic sobre Siguiente. |
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6.-La siguiente pantalla es similar a la anterior, pero para el diccionario de separación de sílabas. Procederemos de igual manera, pulsando sobre Recuperar la lista, eligiendo el diccionario adecuado y pulsando sobre el botón Siguiente. |
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7.-Ya estamos acabando, este es el último diccionario a instalar, el de sinónimos. Sabemos lo que tenemos que hacer: Recuperar la lista, seleccionar el diccionario y pulsar sobre el botón Siguiente. |
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8.-Esta pantalla muestra que tamaño ocupan los diccionarios seleccionados, tras pulsar en el botón Siguiente procederá a descargarlos desde Internet. |
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Para finalizar, nos indica que la instalación de los diccionarios se ha realizado correctamente. 9.-Para que estos diccionarios se apliquen a la corrección de nuestros documentos hemos de reiniciar OpenOffice. |
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10.-Para reiniciar la aplicación dispones dentro del menú Archivo de la opción Terminar. Observa la diferencia con la opción Archivo, Cerrar que cerrará el documento pero no la Suite Ofimática. En la ilustración puedes observar este detalle con los botones de gestión de ventanas. |
Tenemos la aplicación instalada y configurada con los diccionarios que necesitamos, ya estamos por tanto en disposición de empezar a manejar Writer.
Al iniciar la aplicación nos encontramos con un documento en blanco en el que trabajar, además de un conjunto de herramientas que configuran el entorno. Realicemos un recorrido por los distintos elementos.
19.3.1 Zona de trabajo.
Situada en la parte central de la pantalla, representa un documento en blanco, donde ir introduciendo los distintos caracteres y elementos que conforman nuestro trabajo.
19.3.2 Barra de menú.
La barra de menú o menú principal es la parte más importante de la aplicación, ya que desde ésta podremos efectuar todas las operaciones de que dispone Writer.
Las acciones están agrupadas según su funcionalidad, así por ejemplo el menú archivo se centra en operaciones con documentos y el menú insertar en incluir nuevos elementos.
19.3.3 Barra de herramientas.
Es una barra compuesta por iconos, agrupados por funcionalidad, de algunas de las tareas que podríamos realizar desde el menú principal, facilitándonos así las tareas más usuales. Por defecto, Writer muestra las barras de herramientas estándar y formato, más adelante aprenderemos a mostrar u ocultar las distintas barras de herramientas a nuestro antojo.
En la ilustración te mostramos las barras de herramientas de formato y estándar.
19.3.4 Barra de estado.
Situada en la parte inferior de la aplicación muestra información sobre el documento que estamos elaborando.
Observa la ilustración que te mostramos, en ella se nos indica respectivamente en que página nos encontramos, cuantas páginas ocupa nuestro documento, que estilo estamos utilizando, el zoom aplicado, el modo de edición utilizado, sobre escritura o inserción y si nuestro documento ha cambiado desde que se abrió, señalado por el asterisco.
19.3.5.-Reglas.
Para facilitarnos la elaboración de nuestros documentos, Writer presenta dos reglas, una horizontal y otra vertical, así podemos visualizar donde estamos con referencia a la página completa.
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Si deseas mostrar o ocultar tanto las reglas como las distintas barras de herramientas dirígete al menú Ver y selecciona la acción deseada. |
Lo que ves es lo que obtienes “What You See Is What You Get”, WYSIWYG. Esta es la filosofía de trabajo de Writer, es decir, a medida que creemos nuestro documento, estaremos viendo directamente los resultados en la pantalla.
Para empezar a trabajar, estudiaremos como se realizan las operaciones básicas que se pueden aplicar a todos nuestros documentos, incluso si no son de texto, por ejemplo, una hoja de cálculo. Este conjunto de operaciones son comunes a todas las aplicaciones de la suite ofimática y nos serán de gran utilidad a lo largo del recorrido que haremos por OpenOffice en este libro.
19.4.1. Crear un documento.
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Cuando lanzamos Writer, por defecto, se nos presenta un documento en blanco para que empecemos a trabajar con él. Además si necesitamos crear un documento nuevo disponemos de más posibilidades: |
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1.-Desde el menú Archivo, Nuevo, Documento de texto, como muestra la ilustración. 2.-Pulsando las teclas Control y U a la vez. Las teclas de combinación rápida las verás al desplegar la opción de menú deseada.
3.-Pulsando
directamente sobre el icono
nuevo
en la barra de herramientas
estándar. 4.-A veces, nos interesa crear documentos a partir de una plantilla, éstas las estudiaremos más adelante, pero quédate con esta definición: |
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Las plantillas nos permiten separar la información de la estructura o el formato del documento, agilizando la tarea de realizar documentos. |
5.-Otra opción para crear un documento es utilizar un asistente, el cual nos ofrecerá, una vez completado éste, un documento basado en la elección que previamente hicimos, como por ejemplo, una carta.
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19.4.2. Abrir un documento existente.
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Para abrir un documento disponemos de las siguientes opciones: 1.-Desde el menú Archivo, opción Abrir. 2.-Mediante la combinación de teclas “Control + A”. 3.-Desde nuestro gestor de ventanas o archivos “Konqueror, Nautilus, Explorador de Windows,… etc.”, localizando el archivo y haciendo doble clic. 4.-Desde la barra de herramientas estándar pulsado sobre el icono de abrir documento.
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Una vez efectuada la operación correspondiente, tendremos que indicarle a Writer que fichero queremos abrir para ello nos muestra la siguiente pantalla:
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Hemos de buscar el fichero que deseamos abrir, y pulsar sobre el botón Aceptar. OpenOffice soporta muchos tipos de formatos de archivos, incluso los de otras suites ofimáticas como Microsoft Office. En la siguiente ilustración se muestra el detalle. |
Además de las operaciones expuestas para abrir archivos, Writer nos ofrece la posibilidad de abrir un archivo con el que hubiéramos trabajado anteriormente, para ello nos ofrece la opción Documentos recientes del menú Archivo.
También si estamos trabajando con diferentes versiones de un mismo documento, la opción Recargar del menú Archivo nos ofrece la posibilidad de sustituir el documento actual por la última versión que tenga guardada en disco. Esta opción está íntimamente ligada a la opción Versiones también del menú Archivo, ya que con esta opción podremos guardar y organizar las múltiples versiones de un mismo documento.
19.4.3. Guardar y renombrar un documento.
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Cuando deseemos guardar los documentos con los que estemos trabajando, optaremos por una de las siguientes opciones: |
1. Pulsar la opción Guardar del menú Archivo.
2.- Seleccionar la opción Guardar como del menú Archivo. En ambas acciones se guardará el documento, pero “guardar como” nos ofrece la posibilidad de almacenar el documento en una ubicación distinta y con un nombre diferente al que tenía o lo que es lo mismo renombrar él documento y hacer una copia del mismo.
Para que lo entiendas mejor, la primera vez que se crea un documento las acciones “guardar” y “guardar como” tienen el mismo resultado, pero si el documento no lo creas desde cero, es decir, que lo abriste, “guardar” salvará las modificaciones efectuadas en el documento con el mismo nombre y ubicación y “guardar como” te ofrecerá realizar una copia de las modificaciones con otro nombre o en alguna ubicación distinta de la del documento original.
3.-Pulsar la combinación de teclas “Control + G”.
4.-Seleccionar la opción Guardar todo del menú Archivo. Si disponemos de varios documentos con los que estemos trabajando a la vez, ésta sería una buena opción, ya que nos agilizaría el trabajo en vez de tener que ir guardando uno a uno los diferentes documentos.
5.- Pulsar sobre el icono Guardar de la barra de herramientas estándar.
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Para terminar de guardar el documento, tendremos que indicarle donde deseamos almacenarlo, el nombre del fichero y el tipo de fichero, por defecto “.odt”. Este es el formato estándar para documentos ofimáticos que nos asegura la compatibilidad con otros sistemas. |
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Aviso a navegantes: trata de guardar tu documento con frecuencia, cuantos usuarios han perdido gran cantidad de trabajo por no haber hecho un simple Control + G. |
No obstante podemos guardarlo en otro formato, como muestra la ilustración Writer soporta una amplia variedad de formatos.
Un aspecto interesante, a la hora de guardar archivos y ahorrarnos trabajo, es indicarle a Writer que nos guarde los archivos automáticamente cada cierto tiempo. Para efectuar esta operación, debemos ir al menú Herramientas, seleccionar Opciones. En la opción “Cargar / Guardar” debes indicarle que guarde la información de recuperación automática el tiempo que estimemos oportuno, en la ilustración cada 15 minutos. También es una buena idea marcar la casilla Crear siempre copia de seguridad, así se creará una copia de seguridad de nuestro documento cada vez que lo guardemos.
19.4.4. Cerrar un documento.
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Cuando deseemos acabar el trabajo, bien sea cerrando el documento(s) con los que estemos trabajando o finalizar directamente Writer, dispondremos de las siguientes opciones: |
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1.-Seleccionar la opción Cerrar del menú Archivo. |
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2.-Pulsar sobre la opción Terminar del menú Archivo. La diferencia con la opción anterior es que ésta cerrará además la aplicación. |
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3.-Pulsar la combinación de teclas “Control + Q” (recuerda: Q es de Quit, salir en inglés) |
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4.-Hacer clic sobre la “X” de la barra de menú principal, equivale a la opción cerrar. |
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5.-Pulsar sobre la “X” de la barra de título de la ventana, equivale a la opción terminar. |
19.4.5. Seleccionar, Copiar/Cortar y Pegar.
En nuestro día a día, en el trabajo con documentos vamos a necesitar organizar los elementos del mismo, texto, imágenes, etc. para ello vamos a realizar operaciones comunes, como seleccionar, copiar, pegar y cortar. Veamos cómo se realiza cada una de ellas:
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Selección. La selección se hace de forma similar a otros procesadores de textos, si bien es verdad que hemos de diferenciar entre seleccionar elementos contiguos y no contiguos. |
1.-Selección de todo el documento: mediante el menú Editar, opción Seleccionar todo o con la combinación de teclas “Control + E”.
2.-Selección de elementos contiguos:
Con el ratón, clic sostenido sobre los elementos a seleccionar.
Con el teclado, mantener pulsada la tecla “Shift o Mayúsculas” mientras nos desplazamos con las teclas de desplazamiento.
3.-Selección de elementos no contiguos:
Con el ratón, mantener pulsada la tecla “Control”, mientras realizamos clic sostenido sobre los elementos a seleccionar.
Con el teclado, pulsar las teclas “Shift + F8”, para indicarle a Writer el cambio de modo de selección. En la barra de estado nos lo indicará con las letras “AGR” y a continuación puedes seleccionar los elementos deseados.
Ejemplo de selección no contigua:
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Copiar, cortar y pegar.
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Una vez tengamos los elementos seleccionados, procederemos según nos convenga a:
1.-Copiar los elementos: los copiamos al portapapeles, para luego depositarlos o pegarlos donde deseemos. La operación de copiar con el teclado es “Control +c”.
2.-Cortar los elementos: los copiamos al portapapeles igual que copiar, pero nuestra selección desaparece del documento original. La operación cortar con el teclado se realiza con “Control + x”.
3.-Pegar: insertamos lo que hubiéramos copiado o cortado en nuestro documento donde se encuentre el punto de inserción no el puntero del ratón.
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La operación pegar se diferencia de pegar especial en que con esta última se pega también el formato, la representación de los elementos. La operación pegar con el teclado es “Control + v”.
Obviamente puedes también utilizar el menú contextual, es decir, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona la opción deseada: Cortar, Copiar o Pegar o desde la entrada de menú Editar.
Si deseamos mover párrafos enteros bastará con pulsar las teclas “Control + Alt” cuando estemos situados en cualquier parte del párrafo y movernos con las teclas de desplazamiento arriba o abajo.
19.4.6. Nuestros aliados: Hacer, deshacer y repetir.
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Estas operaciones, aunque simples, son de gran utilidad, veámoslas:
Las combinaciones con el teclado para efectuar estas operaciones son las siguientes: 1.- Deshacer, pulsar “Control + z”. 2.- Restaurar, deberás hacer clic en “Control + y”. |
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19.4.7. Propiedades de nuestros documentos.
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Si deseamos saber las propiedades del documento con el que estemos trabajando pulsaremos sobre la opción Propiedades del menú Archivo. |
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La primera pestaña de las propiedades del documento, pestaña General, nos muestra, como su propio nombre indica, una información global del mismo: fecha de creación, última modificación, tiempo de edición, nombre del documento, número de revisión, tamaño, localización, etc. |
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La pestaña Descripción, nos ofrece la posibilidad de añadir una descripción más precisa de nuestro documento indicando el título, tema, palabras claves y comentarios. |
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Si con la información que hemos incluido anteriormente no tuviéramos suficiente podemos definir campos personalizados, en los cuales introduciremos la información que deseemos, mediante la pestaña Usuario. |
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Una opción interesante que nos encontramos en las propiedades de los documentos, es la pestaña Internet. En ésta podemos especificar, si el documento o algunos campos de éste, provienen de una ubicación de Internet si queremos que se actualice o no automáticamente, en este último caso cada cuanto tiempo queremos que se actualice el mismo. |
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Para finalizar, mostramos la pestaña Estadística que nos muestra una información general resumida del documento. Como podemos apreciar nos ofrece información sobre números de páginas, número de tablas, número de imágenes, número de palabras, número de caracteres, etc. |
19.4.8. Buscar y reemplazar.
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Cuando deseemos buscar en un texto una palabra o conjunto de palabras, para efectuar una determinada operación con ellas o cambiarlas por otras, deberemos irnos al menú Editar, opción Buscar y reemplazar. |
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Desde esta ventana, podremos efectuar todo tipo de búsquedas y sustituciones, sobre nuestros documentos. El funcionamiento es sencillo, incluiremos lo que deseamos encontrar en el recuadro de Buscar y si deseamos que nos lo reemplace por otro texto rellenaremos también el recuadro de Reemplazar por. Además de buscar palabras, se nos ofrece la posibilidad de buscar estilos y formatos, así como atributos específicos de textos que tengamos seleccionados. |
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Para buscar atributos sobre un documento, primero hemos de seleccionar donde queremos buscar y posteriormente en la ventana de Buscar y reemplazar, hacer clic en Más opciones y pulsar sobre el botón Atributos…, el cual nos presenta esta ilustración, pudiendo elegir una amplia variedad de atributos. |
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Además de la búsqueda por atributos, Writer nos permite buscar por estilos y formatos. En la siguiente ilustración se muestra la búsqueda por formato, en la cual indicaremos que tipo de formato estamos buscando dentro de nuestro documento, como por ejemplo las palabras que estén en negrita. |
Cuando realizamos una búsqueda, podemos incluir expresiones regulares en nuestros parámetros de búsqueda para facilitarnos el trabajo. En la siguiente tabla, que puedes consultar en la ayuda de la aplicación, se muestran algunas de las expresiones regulares soportadas.
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Carácter |
Efecto/Uso |
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Cualquier carácter |
Representa un único carácter. |
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. |
Representa cualquier carácter, así L.bre, casa con Libre, Labre, Lebre. |
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^ $ |
Buscan el término buscado al principio o al final del párrafo respectivamente. |
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* |
Representa cero o más de los caracteres que preceden a “*”, por ejemplo para la expresión regular “Li*bre” tendríamos: “Lbre”, “Libre”, Liibre”, “Liiibre”, etc. |
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? |
Representa cero o ninguno de los caracteres que preceden a “?”, por ejemplo para la expresión regular “Li?bre” tendríamos: “Lbre” y “Libre”. |
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[a-e] |
Expresión regular que representa cualquier carácter entre a y e, es decir, ”a”, ”b”, ”c”, ”d” o ”e”. |
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[a-ex-z] |
Expresión regular que representa cualquier carácter situado entre a-e y x y z, es decir “a”, ”b”, ”c”, ”d”, ”e”, ”x”, ”y”, ”z”. |
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[^a-c] |
Expresión regular que representa cualquier carácter que no se encuentra entre la a y la c, es decir que no sea “a”, “b” o “c”, por ejemplo la ”d”. |
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hola|adios |
El carácter barra vertical ”|” significa opción, así el ejemplo propuesto encuentra tanto ”hola” como ”adios”. |
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{3} |
Especifica el número de veces que se repite el carácter precedente a dicha llave, por ejemplo, Hola{3}, encuentra “Holaaa” y Hola{1,2}, casará con “Hola” y “Holaa”. |
19.5. Ayuda en OpenOffice Writer.
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Tarde o temprano necesitarás consultar la ayuda de OpenOffice, se encuentra disponible en el menú Ayuda. Las opciones que dispone este menú son las siguientes:
Para utilizar correctamente la ayuda tienes que seleccionar los criterios deseados en el área de navegación, parte derecha de la pantalla. |
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En la siguiente ilustración te mostramos en detalle la ventana de ayuda. En el área de navegación has de seccionar, primero en la parte superior sobre qué aplicación vas a buscar ayuda, Writer, Calc, etc. y seguidamente seleccionar el modo de búsqueda a utilizar, dispones de las siguientes pestañas:
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Veamos un ejemplo de cómo buscar ayuda en Writer, concretamente como insertar columnas en una tabla. 1.-Sigue la secuencia menú Ayuda, Ayuda de OpenOffice.org |
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2.-En el área de navegación selecciona la pestaña Buscar. 3.-Ahora, en el cuadro de texto habilitado, escribe la frase “Insertar columnas” 4.- Haz clic en el botón Buscar. 5.- Realiza un recorrido por el resultado obtenido y selecciona el resultado Insertar columna. 6.-Finalmente pulsa en Mostrar. A continuación, te mostramos en detalle el resultado obtenido. |
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19.6. Visualización del documento.
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Cuando trabajamos con un documento, debemos saber desde que perspectiva lo estamos tratando o visualizando, para ello disponemos del menú Ver. Desde este menú podemos mostrar u ocultar tanto las distintas partes del documento como las barras de herramientas y reglas que nos sirven de ayuda. La distancia a la que trabajemos con el documento nos la van a dar las siguientes opciones del menú:
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Para disponer de una página Web sólo tienes que crearla con Writer y después guardarla como fichero HTML, desde: Archivo, Guardar como… Documento html. |
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Es importante previsualizar que es lo que vamos a imprimir con la vista preliminar, opción Vista preliminar del menú Archivo o directamente desde la barra de herramientas estándar. La razón no es otra que en ocasiones puede diferir el texto que estamos viendo, con lo que luego saquemos en papel, sobre todo en los márgenes. Cuando pulsamos sobre la vista preliminar Writer nos ofrece una amplia variedad de opciones, recogidas en la barra de herramientas de vista preliminar. |
